Piloter un projet ERP peut devenir le clou de votre carrière ou… signifier l’entrée directe aux Enfers. En effet, lancer un projet d’implantation d’un ERP (pour Enterprise Ressource Planning ou progiciel de gestion en français), c’est comme prendre les rênes de la transformation de votre entreprise. Mal préparé, ce sera un véritable parcours du combattant, et vous risquez de plonger dans un échec coûteux et chronophage.
Comme pour une campagne militaire, la clé de la réussite réside donc dans la préparation minutieuse. Avec la bonne stratégie, les bonnes ressources, et en posant les bonnes questions, un ERP peut transformer votre organisation et offrir des gains de productivité énormes. Voici nos six conseils pour éviter que votre projet ERP ne se transforme en fiasco.
# 1 – Poser les bonnes questions avant de se lancer
Cela va sembler étrange, mais la première question à vous poser est : mon entreprise a-t-elle vraiment besoin d’un ERP? Et la seconde, dans la foulée : est-elle prête pour cette transformation numérique? L’implantation d’un ERP est une étape clé pour les entreprises qui veulent optimiser leur gestion, mais ce n’est pas sans risque, et il faut à tout prix éviter de se lancer parce que c’est « à la mode » ou pour bénéficier de subventions.
Avant toute chose, il est donc essentiel de réaliser un diagnostic complet des besoins de l’entreprise. Pourquoi un ERP est-il nécessaire? Quels objectifs doit-il atteindre? Quels sont les défis potentiels? Plus vous serez clair sur vos objectifs, plus vous limiterez les mauvaises surprises. En identifiant les défis et les besoins de votre entreprise AVANT de s’arrêter sur le choix d’un ERP en particulier, vous vous assurerez que la plateforme sera à la hauteur de vos attentes.
# 2 – Définir un cadre clair pour limiter les risques
Une fois les besoins définis, il est important d’établir un cahier des charges détaillé. Ce document doit non seulement préciser les fonctionnalités attendues de l’ERP, mais aussi prévoir des indicateurs de performance (KPI) pour suivre l’évolution du projet après son déploiement. Un ERP mal adapté ou mal planifié entraîne toujours des retards et des coûts supplémentaires. Un calendrier précis et un budget bien défini pour chaque phase vous permettront de garder le cap et d’éviter que le projet ne dépasse vos attentes financières et temporelles.
# 3 – Former une équipe interne
L’implantation d’un ERP n’est pas une aventure solitaire. Ce projet nécessite une équipe aux compétences variées : technologie, ressources humaines (pour la formation et la gestion du changement organisationnel), communication autour du projet et, bien entendu, les deux ou trois spécialistes métiers qui seront vos champions dans l’organisation au niveau de, par exemple, la comptabilité, les entrepôts, la production, le marketing, etc. Ce sont eux qui assureront un suivi efficace et une transition en douceur avec les employés.
Assurez-vous aussi de faire des points hebdomadaires avec votre équipe et de travailler avec un fournisseur qui fonctionnera en mode agile avec vous.
# 4 – Planifier un déploiement par phase
Ne vous précipitez pas pour implanter l’ERP en une fois dans l’ensemble de l’entreprise, car la marche risque d’être trop haute. Il est préférable de prévoir une implantation par petites bouchées, en commençant par les fonctions les plus faciles et avec un nombre réduit d’usagers. Cela permet de tester, recueillir les avis des utilisateurs finaux, ajuster la solution, retester, et valider en même temps la pertinence des outils de formation et de communication interne. Certains ERP sont totalement modulaires et interopérables avec les systèmes de gestion en place dans l’organisation. Cette flexibilité diminue drastiquement les risques, car l’intégration graduelle dans l’entreprise permet de ne pas avoir à gérer de front un grand nombre d’imprévus, qui apparaîtront à coup sûr, même lorsque l’on a tout parfaitement planifié.
# 5 – Améliorer et évoluer constamment
L’implantation d’un ERP ne s’achève pas une fois le système en place. Il constitue le centre névralgique d’une organisation, le progiciel par lequel transitent et sont traitées toutes les informations, de la finance à la production, en passant par les RH. L’ERP est donc le reflet de l’entreprise et, à ce titre, doit en permanence s’améliorer et évoluer pour rester en phase avec l’évolution des besoins. Outre les activités de maintenance du système, il faut donc prévoir des réunions mensuelles la première année, puis trimestrielles ensuite, pour mesurer les performances et identifier les améliorations à apporter.
# 6 – Faire appel à un expert
De par son intrinsèque complexité, un projet ERP – même d’apparence très simple – peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Ne pas sous-estimer les enjeux et les coûts est essentiel pour aborder avec sérénité une telle transformation numérique. C’est le rôle des intégrateurs, comme TechNuCom, qui sont experts dans ce type très particulier de technologie de vous conseiller et de vous accompagner pour faire un succès de votre implantation ERP.
