Dans beaucoup d’entreprises, des tâches répétitives sans valeur ajoutée continuent de gruger du temps des employés, les informations circulent mal entre les équipes et les décisions sont parfois prises sur la base de données incomplètes ou mal structurées.
Heureusement, l’ère numérique offre des solutions pouvant transformer cette complexité en avantage concurrentiel. Entre les ERP, les CRM et la RPA, chaque organisation a à sa disposition des outils clés qui, bien intégrés, permettent de structurer les opérations, de gagner en productivité, tout en restant agile.
ERP et CRM, une base solide pour structurer et optimiser une organisation
Il est important de comprendre la complémentarité de l’ERP et du CRM. En effet, un ERP (Enterprise Resource Planning) est un système de gestion intégré qui centralise diverses fonctions clés d’une entreprise, telles que les finances, les ressources humaines ou encore la gestion des stocks. Il offre une vue d’ensemble des ressources et des processus internes. Le CRM (Customer Relationship Management) quant à lui, se concentre sur la relation client. Il assure notamment la gestion des contacts, le suivi des échanges et l’analyse du parcours client. Il a pour objectif de mieux connaître les clients et d’optimiser les interactions avec ces derniers.
Il est très facile aujourd’hui d’intégrer les deux, au travers d’un seul outil ou de deux qui sont synchronisés via une API. Leur intégration constitue d’ailleurs un réel atout : elle permet de gagner en cohérence, en efficacité et en agilité. En effet, toutes les données, qu’elles soient liées aux ventes, aux stocks ou à la comptabilité, deviennent plus faciles d’accès et une transmission fluide et complète entre les différents départements est assurée.
Cela offre donc la possibilité aux employés de prendre des décisions basées sur des données à jour et centralisées. Par exemple, un vendeur peut consulter l’état de la facturation ou des stocks, le tout dans un même outil. Un gestionnaire de projet peut suivre les temps de production et ajuster son organisation interne sans risquer de perdre une information.
L’alliance entre ces deux solutions numériques ouvre des possibilités concrètes pour améliorer la coordination entre les équipes. En complément, l’intégration de la RPA offre une automatisation du traitement de certaines informations utiles à chaque système.
L’automatisation avec la RPA : fluidifier les processus internes
L’automatisation des processus par la robotique, dite RPA, se place comme un véritable levier pour simplifier les opérations et augmenter la productivité. Là où les ERP et CRM centralisent les informations, la RPA permet d’automatiser des tâches manuelles, répétitives et chronophages.
Bien que les ERP soient des systèmes très complets, ils ne couvrent pas tout, et requièrent souvent des coûts de personnalisation qui sont disproportionnés par rapport à la tâche à réaliser et qui nécessite une intervention humaine. C’est ici que la RPA entre en jeu en tant qu’extension de l’ERP et du CRM. Par exemple le robot peut effectuer automatiquement la saisie de factures, permettant de réduire les erreurs humaines. Il peut également copier-coller des données entre deux systèmes qui ne se parlent pas du tout ou générer des rapports complexes, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La RPA facilite donc le partage des informations entre l’ERP, le CRM et une application tierce si nécessaire. L’automatisation permet d’assurer la cohérence des données. Ce rôle de connecteur est aussi particulièrement utile lors de projets pilotes ou de phases de transition internes.
Pour conclure, l’intégration de la RPA avec un CRM et/ou un ERP permet d’automatiser des tâches spécifiques, réduire les erreurs liées aux double ou triples saisies de la même information et garantir une meilleure visibilité des données entre toutes les parties. Lorsque bien déployés, la complémentarité de ces outils se révèle un atout majeur pour gagner en productivité.
